Pripremili smo za vas seriju blogova u nastavcima o poslovnom engleskom u stvarnim situacijama. U svakom nastavku bavimo se jednom temom s kojom se mnogi susreću na poslu – od poslovnih e-mailova i razgovora za posao do prezentacija, sastanaka i small talk-a. U nastavku pročitajte novu temu i pronađite korisne savjete, fraze i primjere koje možete odmah primijeniti u praksi.

Bez straha od pogrešaka i bez previše razmišljanja

Pisanje poslovnog e-maila na engleskom jeziku mnogima nije ugodno. Čak i kada dobro razumijemo engleski, često zapnemo baš onda kada trebamo nešto napisati. Pitanja se brzo počnu nizati: Jesam li dovoljno pristojna? Zvuči li ovo previše formalno? Je li ova rečenica uopće prirodna?

I tako jedan sasvim običan e-mail zna potrajati puno duže nego što bi trebao.

Istina je, međutim, puno jednostavnija: dobar poslovni e-mail ne mora biti savršen. Ne mora sadržavati složene izraze ni zvučati kao da je izašao iz udžbenika poslovnog engleskog. Ono što je zaista važno jest da bude jasan, pristojan i dobro strukturiran.

Upravo zato pisanje poslovnih e-mailova može postati puno lakše kada znate nekoliko osnovnih pravila i fraza koje se stvarno koriste u svakodnevnoj poslovnoj komunikaciji.

Zašto nam poslovni e-mailovi stvaraju toliki stres?

Kada govorimo, često se možemo ispraviti, nasmiješiti ili dodatno pojasniti što smo htjeli reći. U e-mailu toga nema. Sve ostaje zapisano, pa zato mnogi žele da svaka riječ bude “točna”. Upravo taj pritisak često stvara nesigurnost.

No dobra poslovna komunikacija ne temelji se na savršenstvu, nego na jasnoći. Osoba koja primi vaš e-mail želi prije svega razumjeti zašto joj pišete, što vam treba i koji je sljedeći korak. Ako je to jasno napisano, već ste napravili velik dio posla.

Kako započeti e-mail?

Početak poruke postavlja ton cijelog e-maila. Ako znate ime osobe kojoj pišete, siguran i profesionalan odabir su oblici poput:

• Dear Mr. Smith
• Dear Ms. Jones

Ako je komunikacija nešto manje formalna, osobito u modernijem poslovnom okruženju, sasvim je prirodno koristiti i:

• Hi John
• Hello Anna

Ono što je danas najbolje izbjegavati je izraz “To whom it may concern” jer djeluje zastarjelo i prilično udaljeno. Kad god možete, bolje je obratiti se osobi imenom.

Što napisati odmah nakon pozdrava?

Jedna od najčešćih pogrešaka u poslovnim e-mailovima je predug uvod. U poslovnoj komunikaciji ljudi cijene jasnoću i brzinu, zato je dobro odmah napisati razlog javljanja.

Primjeri koji zvuče prirodno i profesionalno:

• I am writing to follow up on our meeting last Tuesday.
• I would like to inquire about your services regarding…
• I am contacting you regarding…

Takve rečenice odmah daju kontekst i pomažu da poruka bude pregledna. Nema potrebe za dugim uvodom — nekoliko jasnih rečenica sasvim je dovoljno.

Kako nešto tražiti, a zvučati pristojno?

Ovo je dio koji mnogima stvara najviše nesigurnosti. Na hrvatskom često pišemo izravnije, ali u engleskom poslovnom jeziku ton je jako važan. Ako zvučite previše kratko ili naredbodavno, poruka može djelovati grubo, iako to sigurno nije bila namjera.

Na primjer, umjesto:

• Send me the report.

bolje je napisati:

• Could you please send me the report by Friday?
• Would you be able to send me the report by Friday?
• I would appreciate it if you could provide more details.

Ove fraze zvuče profesionalno, ljubazno i prirodno. Ne oduzimaju jasnoću, samo poruku čine ugodnijom za čitanje.

Kako završiti poslovni e-mail?

Jednako kao i početak, važan je i kraj poruke. Dobar poslovni e-mail obično završava tako da jasno pokaže što očekujete dalje ili ostavi otvoren prostor za nastavak komunikacije.

Primjeri korisnih završnih rečenica:

• I look forward to hearing from you.
• Please let me know if you have any further questions.
• Thank you in advance for your help.

Za završni pozdrav, Best regards i dalje je jedna od najboljih opcija jer je dovoljno profesionalna, a nije pretjerano formalna.

Mala pravila koja čine veliku razliku

Kod poslovnih e-mailova nije važan samo odabir fraza nego i način na koji je poruka organizirana. Dobar e-mail najčešće je – kratak, pregledan, jasan i usmjeren na jednu glavnu temu. Ako u jednoj poruci pokušate reći previše stvari odjednom, veća je šansa da će dio ostati nejasan. Zato je najbolje držati se jednostavne strukture:

pozdrav – razlog javljanja – glavni zahtjev – završetak

To je formula koja funkcionira u većini poslovnih situacija.

Ne morate pisati savršeno da biste pisali profesionalno

To je možda najvažnije za zapamtiti. Mnogi ljudi odgađaju slanje e-maila jer žele da svaka riječ bude savršena. No u stvarnoj poslovnoj komunikaciji puno je važnije da vaša poruka bude jasna, ljubazna i sigurna. Kada usvojite nekoliko osnovnih fraza i jednostavnu strukturu, pisanje poslovnih e-mailova više ne djeluje kao stres, nego kao vještina koju možete koristiti s puno više samopouzdanja.

Želite sigurnije komunicirati na engleskom u poslovnom okruženju?

U Angli pomažemo polaznicima da engleski koriste u stvarnim situacijama — na sastancima, u razgovoru s klijentima i, naravno, u poslovnoj e-mail komunikaciji. Ako želite pisati prirodnije, sigurnije i bez stalnog preispitivanja svake rečenice, javite nam se. Kontaktirajte Anglu i saznajte kako vam možemo pomoći da poslovni engleski postane alat sigurnosti, a ne izvor stresa.

Ivana Marić